Manejo de datos
Una
de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de
información. Excel puede trabajar con tablas de información sencilla o puede trabajar con tablas más complejas
también conocidas como bases de datos.
Con las capacidades que ofrece Excel, la
información de la
tabla se puede ordenar según diversos criterios, se
pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer
copias de información
de grandes bases de datos
ubicadas en una red.
Ordenamiento:
Excel puede ordenar según distintos
criterios y con gran facilidad, los datos de una
tabla, base de datos
o columnas de una
hoja de cálculo. Al ordenar estos elementos, los
datos se pueden organizan de
forma ascendente o
descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético.
Puede usar diferentes campos como
criterios para la
ordenación de la lista. Cada uno de ellos se especifica en
las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros
desplegables.
Filtros en Excel:
Los filtros en Excel nos
permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y
queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente
imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una
vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy
difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Para
crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha
Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de
filtrado es conocido como Filtro.
Aplicar
un filtro avanzado a los datoAntes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar
la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el
botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el
cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Al
aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas
con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.
Como podrás observar, es
factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De
esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
Validación de datos
en Excel:
Es una herramienta que no
puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a
evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que
podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.
Por ejemplo, en la siguiente
imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la
edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.
Este
tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos
en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una
vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena
de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:
El comando
validación de datos en Excel:
Al pulsar dicho comando se
abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de
manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará
seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en
la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación
disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número
entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del
texto.
Crear validación de
datos en Excel:
Para analizar los criterios
de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos
grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado
por los siguientes criterios:
- Número entero
- Decimal
- Fecha
- Hora
- Longitud de texto
Estos criterios son muy
similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los
datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor
que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y
“no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el
resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos
elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual
debemos configurar del criterio de la siguiente manera:
Personalizar el
mensaje de error:
Tal como lo mencioné al
inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al
usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para
personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que
se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.
· Resumen:
Un
registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por
ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al
elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc. Una base de
datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de presupuestos de
Excel. Con
las capacidades que ofrece Excel, la
información de la
tabla se puede ordenar según diversos criterios, se
pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer
copias de información
de grandes bases de datos
ubicadas en una red. Sin embargo,
a diferencia de Microsoft Access, Excel no permite trabajar con bases de datos
relacionales.
En Excel los
filtros automáticos proporcionan
un acceso rápido a la gestión
de listas o tablas
de datos. Con operaciones tan
simples como seleccionar y hacer clic,
se pueden filtrar o eliminar
(no tomar en cuenta)
rápidamente aquellos datos
que no
se desean ver o
imprimir. A diferencia
de la ficha
de datos, los
filtros automáticos muestran los
datos en la
misma hoja de cálculo.
Los datos que no
cumplen los criterios
que se han
especificado, simplemente no
se muestran; los restantes registros permanecen visibles
en la hoja de cálculo.
· Recomendaciones:
- La prioridad que se aplica para ordenar es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo), texto, valores lógicos (Verdadero, Falso), valores ERROR y por último las celdas en blanco.
- Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidándose por tanto de todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, seleccionar la opción Mostrar Todo del menú Datos/Filtro.
- Con la opción Filtros Avanzados del menú Datos/Filtro, se tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas para estas herramientas que no serán explicadas en este manual.
· Conclusiones:
- Excel proporcionan una gran variedad opciones de cálculo y gráficos para visualizar y manipular datos de tablas. También pueden resultar útiles para almacenar listas de información, por ejemplo listas de distribución de correo o inventarios
- El manejo de datos resulta más adecuado para crear listas complejas y trabajar con ellas, y además ofrece eficaces herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.
- Los filtros avanzados permiten filtrar según criterios para los datos que necesitamos en determinado rango, ya sean simples o complejos.
· Apreciación de equipo:
Excel es una gran
herramienta que nos enseña a manejar datos a gran escala, por medio de
estadísticas, informes y reportes financieros que facilitan las labores de
diferentes profesionales en las áreas de
las empresas. Y Nos permite dar un mejor manejo de los datos e información,
permite realizar análisis y generar valor agregado a las estrategias y
proyectos.
· Glosario de términos:
RELACIONALES: Son símbolos que se usan para comparar dos
valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada
es verdadera, en caso contrario es falsa.
ESPECÍFICOS: Que es propio o peculiar de una persona o una
cosa y la caracteriza o distingue de otras.
CRITERIOS: se usan en filtros avanzados, los mismos que
se pueden usar para filtrar por ejemplo valores únicos de un conjunto de
valores de una columna.
· Bibliografia o linkografia:
